一、背景介紹

檔案室是是集中保管檔案、管理檔案的基地，是社會各方面利用、保管信息資源中心。確保檔案保存的規范、完整和安全，是各級領導和全體工作人員的共同任務。

云計算、物聯網及相關技術的發展迅速推動著智慧城市的成熟，智慧城市的發展以其獨有的魅力為我們展現一個智能化、科技化的城市。技術的革新催生了智慧的進步，智慧城市將會給當前的檔案管理發展帶來新的契機和深遠影響，轉型發展中的檔案管理開始走向智慧化管理。

二、核心價值

RFID智能檔案管理系統，通過引入物聯網的先進技術與理念，規劃與構筑一張低功耗的物聯傳輸的骨干網，規劃與建設物聯網的大數據、云計算及分析平臺，以創新的模式實現物聯網時代下的檔案安全管控工作。通過RFID電子標簽，實現檔案實體的電子化標識。利用RFID技術的特性，實現檔案從形成、歸檔和利用的全生命周期管理，確保檔案安全。

建設基于RFID技術的檔案智能管理系統，在實際運行中的意見包括：

1、檔案創建時就粘貼一張RFID電子標簽，實體的電子化標識；

2、檔案歸檔自動提醒，確保檔案在規定期限內移交檔案管理機構歸檔；

3、實現檔案出入庫的實時監測，避免檔案利用時多拿、錯拿等問題；

4、實現檔案從創建、歸檔、利用的全流程追溯、可視化管理；

5、借助RFID智能盤點車，實現檔案快速盤點、定位與查找。

三、系統組成

系統工作原理圖

系統總體架構

四、系統功能

RFID智能檔案管理系統軟件平臺可分為5個小系統，各子系統通過搭配專業的RFID硬件設備運行。系統包括：

?? 標簽轉換系統：實現實物檔案與RFID檔案標簽關聯；

? 館員工作站系統：實現檔案的借閱、歸還、查詢等功能；

?? 安全監測系統：實現檔案的自動出入庫、檔案安全監測等功能；

? 盤點系統：實現檔案的上架、順架、盤點、查詢等功能；

?? 可視化平臺：實現檔案狀態、設備狀態的可視化監控。

4.1標簽轉換系統 

標簽轉換系統運行在RFID館員工作站設備上（或稱“檔案加工設備”），實現檔案標簽的初始化等工作。系統包括檔案標簽與層架標簽的注冊、更換、注銷等功能，同時支持檔案的查詢統計、導入導出等功能。

4.2館員工作站系統 

館員工作站系統運行在RFID館員工作站設備上（或稱“檔案交接儀”），實現檔案的檔案的歸檔（或接收）、調檔申請、借閱、歸還、續借等，同時也包含對檔案讀者的管理，以及檔案的查詢統計、借閱查詢與統計等功能。

4.3安全監測系統 

安全監測系統配合RFID安全門禁設備使用，軟件系統可以運行在RFID安全門禁的內嵌顯示屏上，也可以通過網絡連接到一臺PC機上運行。

安全監測系統軟件檔案出入的實時監測、進出人數的統計、庫房溫濕度的監測，以以告警日志的查詢功能。當檔案未辦理合法手續時，系統將自動聲光報警，并記錄報警信息。

4.4智能盤點系統 

智能盤點系統運行在RFID智能盤車上，實現檔案的順架、盤點、倒架、查找等工作。在RFID智能檔案管理系統中，檔案位置管理的Z小單位為密集架的一層（或一格），每一層上粘貼一個RFID層架標簽，系統為每一層進行順序編碼，RFID層架標簽上打印該編碼內容，以方便工作人員查看。當檔案放到密集架的某一層時，需要將RFID檔案標簽與RFID層架標簽的關聯。系統在順架、盤點、倒架等工作時，需要通過設備自帶的RFID手持天線讀取RFID層架標簽與RFID檔案標簽，再實現相應的業務處理。

使用RFID手持天線掃描RFID檔案標簽時，館員不需要將檔案移出或打開，只需要將手持天線靠近檔案實物，即可完成標簽數據的讀取。一層60份檔案的掃描可以5秒內完成，讀取過程快速、準確。 同時，系統要與密集架系統聯動，實現密集架的自動打開、關閉、通風等功能，方便館員工作。

系統一般通過WIFI無線網絡直接與RFID數據庫服務器通訊。但當無線網絡無法全覆蓋時，可使用我司專門開發的“離線工作”模式，即館員在庫房中使用RFID智能盤點車時，不通過網絡與RFID數據庫服務器通訊，在工作完成后，只需要在設備的TCP/IP接口插入網線，系統自動判斷網絡狀態，并自動上傳數據。同時，當RFID數據庫數據有更新（如新加工的檔案、檔案狀態有變更等），也將自動下載新數據。

4.5RFID檔案查詢系統 

RFID智能檔案管理系統提供通過web瀏覽器進行檔案的查詢。檢索關鍵字包括案卷號、歸檔號、題名等信息。

4.6可視化監控平臺 

可視化監控平臺安裝在檔案館的監控室內，在LED大屏上實時展示，以方便館員實時了解檔案狀態、庫房狀態，以及設備運行狀態。

五、軟件平臺

檔案標簽注冊

借閱

六、場景展示